Ce qui rend une salle du conseil différente
Une salle du conseil n'est pas une grande salle de réunion comme les autres. La table est longue, souvent en U ou en bateau. Ceux qui l'utilisent sont des dirigeants et des administrateurs, parfois à distance. Les sujets sont sensibles, et la salle sert de vitrine.
Trois exigences en découlent : tout le monde doit être entendu, même au bout de la table et à distance ; la technologie doit démarrer sans aide ; et elle doit se faire discrète, autant à l'œil que pour la confidentialité.
Entendre tout le monde, du bout de la table aux participants à distance
C'est le point qui fait ou défait une salle du conseil. Une barre vidéo posée sous l'écran capte bien les premières places, puis les voix du fond deviennent lointaines. Dans une salle du conseil, on capte la voix là où sont les gens.
- Micros de plafond : rien sur la table, une captation qui suit la voix. Nous installons notamment les Sennheiser TeamConnect Ceiling et les Shure Microflex Advance.
- Micros de table ou col de cygne : quand le plafond n'est pas accessible, ou quand la tradition des assemblées veut un micro par siège.
- Haut-parleurs répartis au plafond, pour que la voix des gens à distance arrive à chaque siège au même niveau.
- Un traitement audio calibré dans la salle, qui gère l'écho et le bruit ambiant.
À Brossard, deux micros de plafond Sennheiser, des haut-parleurs Bose et un processeur Q-SYS couvrent une grande salle modulable, sans rien sur les tables. Pour une organisation régionale de Brossard, nous avons aussi installé le système audio de la salle du conseil, avec une plaque XLR au mur pour brancher les micros lors des assemblées.
N'oubliez pas l'acoustique : verre et béton renvoient le son. Quelques panneaux acoustiques bien placés rendent les micros plus efficaces.
Deux écrans et une caméra qui suit la personne qui parle
La configuration la plus utile en salle du conseil : deux écrans côte à côte. L'un montre les participants à distance en pleine grandeur, l'autre le contenu partagé. Personne n'a à choisir entre voir les gens et lire le document.
La taille des écrans se calcule à partir du siège le plus loin : il ne devrait pas être à plus de 4 à 6 fois la hauteur de l'image. On installe des écrans commerciaux, LG par défaut, et ils ne sont jamais branchés au réseau : ils sont contrôlés localement, par infrarouge.
Pour la caméra, une salle du conseil demande plus qu'un cadrage fixe. À Brossard, une caméra 4K Yealink à quatre objectifs cadre les personnes et suit celle qui parle ; une seconde caméra couvre le reste de la salle. Les gens à distance voient le visage de l'intervenant, pas une table vue de loin.
Notre repère de hauteur : le centre de l'écran à 50 po du plancher et l'œil de la caméra à 45 po, pour un regard naturel.
Le contrôle : une touche, même pour un administrateur de passage
L'administrateur qui vient quatre fois par année ne doit pas avoir à apprendre la salle. Un panneau tactile propose quelques scénarios clairs : réunion en visioconférence, présentation en salle, fin de réunion. Une touche, et les écrans, les sources, le son et, au besoin, l'éclairage et les stores se placent.
- RTI : simple et abordable, avec seulement les boutons utiles. Notre choix pour une salle du conseil autonome.
- Crestron : pour les sièges sociaux où la salle du conseil fait partie d'un ensemble de salles à gérer de la même façon.
- Q-SYS : quand le traitement audio, le routage et le contrôle passent par une seule plateforme.
Les scénarios restent ajustables si l'usage change.
Présentation, partage et votes
Pour présenter, un boîtier de table offre l'alimentation et une connexion USB-C ou HDMI à n'importe quel portable, et le partage sans fil évite les câbles pour les invités. Le contenu s'affiche en salle et est partagé aux participants à distance en même temps.
Pour les votes, tout dépend de vos règles de gouvernance. En réunion hybride, plusieurs organisations utilisent les outils de sondage de leur plateforme de réunion ; d'autres ont une solution dédiée. On vérifie avec vous ce qui est exigé et on s'assure que la salle l'affiche et le capte correctement.
Discrétion et confidentialité
Une salle du conseil doit inspirer confiance. Quelques principes qu'on applique :
- Les écrans restent hors du réseau de l'entreprise ; seuls les appareils qui en ont besoin sont sur un réseau segmenté.
- Un état de sourdine bien visible, pour savoir quand la salle est entendue.
- Des appareils qui se gèrent à distance par votre équipe TI, avec les mises à jour à jour.
- Des travaux faits le soir ou la fin de semaine, pour ne pas bloquer la salle.
Dans les secteurs réglementés, comme la finance ou le juridique, certaines équipes TI préfèrent des plateformes à console unique, comme Cisco avec Control Hub. On s'adapte à vos exigences.
L'esthétique : câbles dissimulés et meubles sur mesure
Dans une salle du conseil, un câble qui pend se remarque plus qu'ailleurs. Boîte de plancher sous la table, conduits vers les écrans, alimentation, réseau : tout se prévoit avant que l'entrepreneur ferme les murs et les plafonds. Après, ça coûte plus cher et ça se voit.
Quand il n'y a pas de mur, on trouve une autre solution. Pour une salle vitrée sur quatre côtés au centre-ville de Montréal, nous avons conçu un meuble média autoportant qui porte l'écran, la barre vidéo et l'électronique, avec une goulotte au sol jusqu'à la table. La même approche a ensuite été suivie pour les autres salles de l'étage, dont la salle du conseil.
Supports Chief, goulottes Wiremold et câblage étiqueté font le reste.
Former les dirigeants, simplement
La meilleure salle ne sert à rien si la direction n'ose pas y toucher. À la livraison, on fait une courte prise en main avec les adjointes, les adjoints et les personnes qui organisent les réunions du conseil, puis avec les dirigeants qui le souhaitent. On remet une documentation claire, et un seul numéro à appeler.
Ensuite, nos techniciens gardent les plans de votre salle. Service à distance ou sur place ; l'appel de service en visioconférence est au tarif fixe de 310 $ CA.
Des salles du conseil que nous avons équipées
- Brossard : le système audio de la salle du conseil d'une organisation régionale, avec plaque XLR pour les assemblées.
- Montréal : le siège d'un studio de jeux vidéo, de la cabine de deux places aux salles du conseil à deux écrans, avec un panneau de réservation à chaque porte.
- Centre-ville de Montréal : un étage complet d'un éditeur de logiciels, salle du conseil comprise, après une salle pilote vitrée.
Pour le budget, une salle du conseil correspond en général à notre catégorie « grande salle » : notre page Prix présente les fourchettes. Vous pouvez aussi voir une salle équipée dans notre salle d'exposition de Boucherville, sur rendez-vous, gratuitement.
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