Qu'est-ce qu'une salle Microsoft Teams Rooms?
Dans une salle Microsoft Teams Rooms, c'est la salle elle-même qui participe à la réunion. Elle a son propre compte, on l'invite dans Outlook comme on réserve une salle, et la réunion démarre d'une touche sur la console. Personne n'a besoin de brancher son portable.
C'est la grande différence avec une salle « apportez votre portable », où l'on branche un câble USB pour utiliser la caméra et les micros de la salle. Ça fonctionne, mais chaque réunion dépend du portable de quelqu'un, de ses pilotes et de ses mises à jour. Dans une salle Teams Rooms, l'expérience est la même à chaque réunion, peu importe qui l'organise.
Ce qu'inclut une installation Teams Rooms
Une installation complète doit prévoir :
- La licence Microsoft Teams Rooms pour la salle
- Le compte de ressource Microsoft 365 de la salle
- Un système certifié Teams Rooms, sur Windows ou sur Android
- La console tactile sur la table ou au mur
- La caméra, choisie selon la taille de la salle
- La captation audio et les haut-parleurs
- Un ou deux écrans commerciaux et leurs supports
- Au besoin, un panneau de réservation à la porte
- Le câblage dissimulé, la mise en service, la calibration audio, la formation et la documentation
La licence. Chaque salle a besoin d'une licence Teams Rooms. Microsoft offre une version de base et une version Pro. La version Pro ajoute les fonctions avancées de salle et la gestion à distance par le portail Teams Rooms Pro, très utile dès que vous avez plusieurs salles. On vous dit laquelle convient à votre situation.
Le compte de ressource. C'est l'identité de la salle dans Microsoft 365 : une boîte aux lettres de type salle, avec la licence attribuée. C'est elle qu'on invite dans Outlook et qui affiche la réunion sur la console. On le prépare avec votre équipe TI, ou on la guide pas à pas. Un compte prêt avant l'installation, c'est une journée gagnée.
Teams Rooms sur Windows ou sur Android?
Les deux sont certifiés par Microsoft et donnent la même expérience Teams aux usagers. La différence est dans le matériel.
- Android : une barre vidéo tout-en-un (caméra, micros et haut-parleurs dans un seul appareil) et une console tactile. Moins de pièces, installation rapide. C'est souvent le meilleur choix pour une petite ou une moyenne salle.
- Windows : un petit ordinateur dédié à la salle (chez Yealink, le MCore) relié à la console, aux caméras et aux micros. Plus souple : plusieurs caméras, micros de plafond, traitement audio externe. C'est le choix des grandes salles et des salles modulables.
À Brossard, la grande salle modulable d'une firme de services professionnels utilise un système Yealink MVC S80 sur Windows, avec une caméra 4K à quatre objectifs, une seconde caméra, deux micros de plafond Sennheiser et un processeur Q-SYS. Une barre vidéo seule n'aurait jamais couvert cet espace.
Un détail qui évite bien des maux de tête : la prise réseau du client doit être au même endroit que le MCore. Si l'ordinateur de la salle est dans un meuble ou derrière l'écran, la prise réseau y va aussi.
Caméra, audio et écrans : dimensionner selon la salle
On dimensionne l'équipement selon la salle, pas l'inverse. Une barre vidéo est excellente dans une petite salle. Dès que la table dépasse 6 à 8 places, les voix du bout de la table deviennent lointaines pour les gens à distance : on ajoute alors des micros de table ou de plafond et des haut-parleurs répartis.
Le son compte plus que l'image : une caméra qui suit la personne qui parle n'aide que si les micros captent bien chaque voix.
Quelques règles qu'on applique à chaque installation :
- Le centre de l'écran à 50 po du plancher et l'œil de la caméra à 45 po : les gens à distance vous regardent dans les yeux, pas du haut du plafond.
- Le siège le plus loin ne devrait pas être à plus de 4 à 6 fois la hauteur de l'image. Au-delà, un plus grand écran ou deux écrans.
- Des écrans commerciaux, LG par défaut, faits pour un usage quotidien.
- Les téléviseurs ne sont jamais branchés au réseau : ils sont contrôlés localement, par infrarouge.
- Une caméra Yealink est alimentée par le réseau (PoE) seulement si la salle a un AVHub ; sinon, elle a son propre adaptateur d'alimentation.
- Le capteur de salle Yealink RoomSensor, quand il est prévu, va toujours au plafond.
Le panneau de réservation à la porte
Un panneau de réservation à l'entrée de la salle affiche sa disponibilité : vert, la salle est libre. On peut y réserver une salle sur-le-champ, et les réunions fantômes se libèrent. Dans le siège d'un studio de jeux vidéo à Montréal, chaque porte a son panneau, de la cabine de deux places à la salle du conseil.
Chez Yealink, c'est le RoomPanel ; chez Logitech, le Tap Scheduler.
Les étapes d'une installation Microsoft Teams Rooms
- Appel de 20 minutes : vous décrivez la salle et ce qui accroche. On vous dit franchement si on peut aider.
- Visite et plan : relevé sur place, plan et élévation, soumission détaillée salle par salle.
- Préparation TI : compte de ressource, licence, réseau. On remet à votre équipe la liste de ce qu'il faut.
- Installation : nos techniciens, notre câblage, à votre horaire, y compris le soir.
- Mise en service : configuration de la plateforme, calibration audio sur place et appel test pour entendre ce que vos collègues à distance entendront.
- Formation et documentation : prise en main avec vos équipes, puis un seul numéro pour la suite.
Combien de temps sur place? Pour une salle typique, une à deux journées. La grande salle modulable de Brossard a été livrée en deux journées, formation comprise. Le délai total dépend surtout de la disponibilité de l'équipement et de la préparation des comptes ; on vous le précise dans la soumission.
Les erreurs courantes
- Choisir l'équipement avant d'avoir mesuré la salle et compté les places.
- Penser au compte de ressource et à la licence le matin de l'installation.
- Mettre une barre vidéo seule dans une salle de 12 places.
- Oublier la prise réseau près de l'ordinateur de la salle.
- Prévoir le câblage après la fermeture des murs : boîte de plancher, conduits, alimentation.
- Livrer la salle sans former personne.
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