Pourquoi standardiser vos salles
Vos employés passent d'un bureau à l'autre. S'ils doivent réapprendre chaque salle, ils appellent le soutien, ou ils arrivent en retard à la réunion. Un démarrage en une touche, identique d'une salle à l'autre, règle la majorité des appels.
La standardisation a aussi un effet sur le budget : équiper plusieurs salles identiques coûte moins cher par salle, parce qu'elles partagent la même conception et la même programmation. Elle simplifie aussi la vie de votre équipe TI : mêmes appareils, mêmes mises à jour, mêmes pièces de rechange.
Définir un gabarit de salle par format
Le cœur d'un déploiement multisite, c'est le gabarit : une conception type pour chaque format de salle, qu'on reproduit partout. En général, trois formats suffisent : petite salle, salle moyenne, grande salle ou salle du conseil.
Pour chaque gabarit, on fixe :
- La plateforme (Teams, Zoom ou Webex) et le système certifié retenu
- La taille et le nombre d'écrans, des écrans commerciaux LG par défaut
- La caméra et la captation audio selon le nombre de places
- La console tactile, le panneau de réservation et l'interface de contrôle
- Les hauteurs : centre de l'écran à 50 po, œil de la caméra à 45 po
- Le câblage : boîte de plancher, conduits, alimentation, prise réseau au même endroit que l'ordinateur de salle (le MCore chez Yealink)
- Les règles de branchement : écrans jamais sur le réseau, contrôlés par infrarouge ; caméra Yealink en PoE seulement avec un AVHub, sinon avec son adaptateur ; RoomSensor au plafond
Une seule marque partout, c'est aussi une seule console à apprendre, un seul portail à surveiller et une seule formation.
Commencer par une salle pilote
Avant de commander pour tous les bureaux, on installe une salle pilote. Les vrais usagers l'utilisent pendant quelques semaines, on ajuste le gabarit (une caméra, un micro de plus, un scénario de contrôle), puis on déploie.
C'est l'approche suivie au centre-ville de Montréal pour un éditeur de logiciels : une salle pilote installée au printemps 2026, puis le reste de l'étage, des petites salles à la salle du conseil, entre juillet et octobre. Dans un siège social de Boucherville, un micro Shure a été ajouté quelques semaines après la livraison pour mieux capter le bout de la table : c'est exactement le genre d'ajustement qu'une salle pilote permet de repérer avant de reproduire le gabarit.
Salles identiques : même conception, même programmation
Quand deux salles sont identiques, elles ont le même plan, le même schéma de branchement et la même programmation. Un usager qui sait démarrer une réunion à Montréal sait le faire dans n'importe quel autre bureau.
Au complexe funéraire de Laval, un panneau tactile RTI identique à chaque étage permet au personnel de choisir la source et de régler le son de la même façon partout, sur trois étages. Dans un siège social de Saint-Bruno, plusieurs salles de conférence ont reçu le même système de visioconférence certifié, avec la même expérience d'une salle à l'autre.
La gestion centralisée
Avec plusieurs bureaux, personne ne peut faire le tour des salles chaque matin. La surveillance et les mises à jour se font à distance :
- Licence Teams Rooms Pro : le portail de gestion de Microsoft montre l'état de toutes vos salles Teams, peu importe la marque.
- Portails des fabricants : Yealink et Logitech ont chacun leur portail infonuagique pour surveiller et mettre à jour leurs appareils ; Cisco passe par Control Hub.
- Grands déploiements : Crestron XiO Cloud ou la surveillance à distance Q-SYS quand le contrôle et l'audio sont centralisés.
On décide avec votre équipe TI qui reçoit les alertes et qui fait quoi. Votre équipe garde la main sur la plateforme ; nous lui remettons la configuration documentée.
Le calendrier de déploiement
- Inventaire : liste des bureaux, des salles et de ce qui est déjà en place.
- Gabarits : une conception type par format de salle, avec soumission salle par salle.
- Préparation TI : comptes de ressource, licences, réseau dans chaque bureau.
- Salle pilote : installation, essais par les usagers, ajustements.
- Déploiement par vagues : un bureau ou un étage à la fois, souvent le soir pour ne pas bloquer les salles.
- Mise en service et formation à chaque site, puis documentation finale.
Pour une salle typique, comptez une à deux journées sur place. La durée totale dépend du nombre de salles, de la disponibilité de l'équipement et des travaux de câblage ; on bâtit le calendrier avec vous, bureau par bureau, en tenant compte des règles de chaque immeuble.
Au Québec et en Ontario
Notre bureau est à Boucherville, et nous installons dans le Grand Montréal, sur la Rive-Sud, la Rive-Nord, à Laval, partout au Québec et en Ontario. Pour un déploiement multisite, ce sont nos propres techniciens qui se déplacent, avec les mêmes gabarits et la même façon de faire d'un bureau à l'autre.
Nous assurons par exemple le soutien des salles Yealink et des panneaux de contrôle tactiles d'un organisme de transport public dans ses bureaux de Longueuil et de Saint-Hubert.
Documentation et formation
Un déploiement multisite vit des années. La documentation doit permettre à n'importe qui de comprendre une salle sans y avoir mis les pieds :
- Plan et élévation de chaque salle
- Schéma de branchement et câbles étiquetés
- Liste de l'équipement et configuration, telle que construite
- Guide d'utilisation de la salle pour les usagers
La formation se fait sur place, à chaque site : les usagers, les personnes qui organisent les réunions et votre équipe TI. Les nouveaux employés peuvent être formés plus tard.
Le soutien après le déploiement
Après la livraison, vous avez un seul numéro. Nos techniciens ont les plans de vos salles, interviennent à distance et sur place, et font un appel de suivi après chaque projet. Mises à jour, changement de plateforme, câble débranché : on s'en occupe. L'appel de service en visioconférence est au tarif fixe de 310 $ CA.
Depuis 2012, plus de 500 clients nous ont confié leurs salles. Nous détenons la licence RBQ 5847-0600-01 et une assurance responsabilité civile de 5 M$. Pour le budget, notre page Prix présente les fourchettes par format de salle ; pour un déploiement, on vous remet une soumission salle par salle.
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